Монгол Улс цахим засагт шилжих дэд бүтцийг хөгжүүлж улмаар төрийн байгууллагууд цаасны хэрэглээгээ багасгаж, цаг хугацаа хэмнэх үүднээс дотооддоо албан хэрэг хөтлөлт, бүртгэл хяналтын програмыг ашигладаг болсон байна.
Цахим гарын үсгийн тухай хууль, УИХ-ын 2011 оны “Цахим гарын үсгийн тухай хуулийг хэрэгжүүлэх зарим арга хэмжээний тухай” 61 дүгээр тогтоол, Засгийн газрын 2016 оны “Төрийн байгууллагын архив, албан хэргийг цахим хэлбэрээр хөтөлж, архивын нэгдсэн систем нэвтрүүлэх” 71 дүгээр тогтоол, Монгол Улсын Засгийн газрын 2016-2020 оны үйл ажиллагааны хөтөлбөрийн “Улсын бүртгэлийн ажиллагааг онлайн горимд шилжүүлж, үндэсний цахим баримт бичгийн хэрэглээг нэмэгдүүлэх” зорилтын хэрэгжилтийг зохион байгуулах ажлын хүрээнд Харилцаа холбоо, мэдээллийн технологийн газраас “Цахим хэлбэрээр албан хэрэг хөтлөх нийтлэг журам”-ыг боловсруулан, Засгийн газрын 2017 оны 111 дүгээр тогтоолоор баталж, 2017 оны 6 дугаар сарын 1-ний өдрөөс эхлэн дагаж мөрдөх юм.
Цахим хэлбэрээр албан хэрэг хөтлөх нийтлэг журмаар захиргааны байгууллага төрийн нууцын зэрэглэлд хамаарахаас бусад албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаандаа албан хэрэг хөтлөлт бүртгэлийн програм хангамж ашиглаж, цахим хэлбэрээр баримт бичиг зохион бүрдүүлэх, хүлээн авах, бүртгэх, илгээх, солилцох, шийдвэрлэлтэд хяналт тавих, ангилан төрөлжүүлэх, хэрэг бүрдүүлэх, хадгалах, аюулгүй байдлыг хангах зохион байгуулалтын нийтлэг дэгийг зохицуулна.
Цахим баримт бичиг нь цаасан суурьтай баримт бичгийн адил байх ёстой бүрдлүүдийг агуулах бөгөөд тухайн байгууллагыг төлөөлөх эрх бүхий албан тушаалтны тоон гарын үсэг, тамга дарж баталгаажуулах эрх бүхий этгээдийн тоон гарын үсгээр баталгаажна. Захирамжлалын, зохион байгуулалтын, мэдээлэл, лавлагааны баримт бичгүүдийг цахим хэлбэрээр зохион бүрдүүлэх боломжтой.
Цахим албан хэрэг хөтлөлт нь дараах хэлбэртэй байна:
- Цаасан хэлбэрээр зохион бүрдүүлсэн албан ёсны бүрэн бүрдэлтэй баримт бичгийг цахим хэлбэрт шилжүүлэх;
- Цахим хэлбэрээр үүсгэгдсэн баримт бичиг;
- Цахим хэлбэрээр зохион бүрдүүлсэн албан ёсны бүрэн бүрдэлтэй баримт бичгийг цаасан хэлбэрт шилжүүлэх.
Засгийн газрын 2016 оны 151 дүгээр тогтоолын дагуу 2016 оны 4 дүгээр сарын 01-ний өдрөөс эхлэн төрийн албан хаагч, хуулийн этгээд, иргэдэд тоон гарын үсэг олгож эхэлсэн нь тоон гарын үсэг ашиглан цахим хэлбэрээр баримт бичиг солилцох боломж бүрдүүлж байна.
Захиргааны байгууллага нь төрийн мэдээллийн нэгдсэн сүлжээ болон нууцлал, хамгаалалтын шаардлага хангасан сүлжээг ашиглах, мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангахаар журамласан.
Цахим хэлбэрээр албан хэрэг хөтлөх нийтлэг журамтай дараах холбоосоор орж танилцана уу.